Varför är datainsamling viktigt och hur kan man göra det lättare?

Datainsamling är en viktig del av ett företags klimatresa. Det kan dock vara utmanande och tidskrävande att göra rätt. Sonya Samson och Matt Sprague, våra experter i Climate Strategies-teamet, delar med sig av sina förslag för att göra datainsamlingsprocess enklare.

Oavsett vart ni befinner er i ert hållbarhetsarbete är en inventering av växthusgasutsläpp (GHG) en viktig del av företagets klimatresa. Insamling av data är alltid det första steget i denna process.

CO2-avtryck används för att identifiera affärsrisker och -möjligheter, fastställa mål för reduktion av koldioxidutsläpp och stödja investerarrelationer och marknadspositionering. Ett trovärdigt CO2-avtryck är beroende av kvaliteten på de underliggande uppgifterna och en öppen kommunikation av dess begränsningar. Att ha ineffektiva datainsamlingsprocesser är inte bara skadligt för ert hållbarhetsteam, utan även för företaget i helhet och andra nyckelintressenter.

Varför är datainsamling så svårt?

Utmaningar vi identifierar i arbetet med kund är:

Datavolym och kvalitet

Det är mycket data! Detta beror på de varierande inmatningar som krävs. För komplexa företag kan det ta två till tre månader för ett team med otillräckliga resurser.

Under denna process identifieras dataläckor och alternativa datakällor krävs. Detta innebär att teamen måste förstå de brister och osäkerheter som är förknippade med olika datatyper.

Olika datakällor eller ägare

Uppgifter behövs från samtliga källor, inklusive avfall, vatten, energi, affärsresor och företagsinköp. Sådan information finns ofta hos många olika "dataägare". För vissa program krävs framtidsdata som kräver input från verksamheten.

Leverantörs- eller kunddata är oftast inte enhetliga eller lättillgängliga. Företagen kan behöva göra antaganden för att utveckla klimatavtrycket.

Slutligen kanske informationen inte har lagrats med tanke på koldioxidavtryck. Data innehavarna måste sammanställa eller modifiera data och åtgärda data-luckor.

Ett dynamiskt utrymme

Grunderna för beräkningen av CO2-avtryck är tydligt etablerade, men rapporterings kraven förändras ständigt. De villkor som fastställs av olika enheter för redovisning, statliga eller interna beslutsfattare förbättras och utökas ofta. Det är viktigt att ha stabila processer på plats för att uppfylla dessa förändrade krav.

Förståelse för riskerna för rykte och efterlevnad i ett föränderligt landskap och för vad som accepteras - och inte accepteras - av revisorer, investerare och media är avgörande för att se till att alla klimatpåståenden är trovärdiga.

Vad kan man då göra?

Datainsamling är ett medel för att uppnå ett mål. Företag måste använda informationen om växthusgaser för att stödja klimatåtgärder, inte ägna tid åt att samla in data och rapportera. Så hur kan denna del av processen förbättras?

1. Förstå varför ni vill samla in data, vad den ska användas till för att sedan bygga upp den interna affärsidén. Tänk på de möjligheter som en god förståelse av uppgifterna kan ge när det gäller engagemang, målformulering och innovation. Datainsamlingen ska, och kan, inte enbart vara hållbarhetsgruppens uppgift, detta steg är användbart för att öka engagemanget hos anställda i företaget, som nu kan börja ta ansvar för sin roll i företagets klimatresa.
2. Identifiera viktiga utsläppskällor, viktiga datapunkter och dataägare och dokumentera denna information. Registrera vem som har tillhandahållit uppgifterna och var de har lagrats eller hämtats från. Det kommer att ge en värdefull dokumentation för att upprepa och förbättra processen.
3. Överväg att använda en hybridmetod för datainsamling där du samlar in primär (volymetrisk) data för materialutsläpp och sekundära (sektorsgenomsnitt, utgiftsbaserade) data för utsläppskällor med mindre påverkan för att effektivisera datainsamlingen. Överväg att kontakta branschorganisationer för att få uppgifter om gemensamma utsläppskällor och effektivisera interna förfrågningar. När insamling sker ska företaget alltid ha det övergripande syftet med uppgiften i åtanke - det kommer att hjälpa er att vägleda kraven på datakvalitet. Fullständiga uppgifter av låg kvalitet kan göra det svårt att spåra framstegen i förhållande till ett mål för utsläppsreduktion.
4. Identifiera luckor, antaganden och förbättringsmöjligheter. Börja med de viktigaste utsläppskällorna först och försök att förbättra processen i framtida rapportering. Ägna mest tid åt de viktigaste utsläppskällorna eller där uppgifterna är mest svårförståeliga.
5. Förankra datainsamlingen i interna affärsprocesser. Bestäm vilken "källa" och vilket format datainsamlingen ska ha, och dokumentera sedan detta i interna verksamhetsrutiner. Identifiera en central plats för data, eventuellt med hjälp av dataportaler eller programvarusystem för datainsamling. Diskutera slutligen format, kvalitet och regelbundenhet för rapporterna med leverantörerna. Att få rätt uppgifter i rätt format sparar mycket tid.
6. Utse dataägare och håll personer ansvariga. Viktigt att se till att dessa personer får utbildning och verktyg för att få inflytande i sin roll. Bestämma vem som är ansvarig för uppföljning och förbättring av den övergripande datahanteringen.
7. Reflektera över processen. Leta efter bra metoder som kan implementeras i hela organisationen, identifiera vad som tog längst tid och var förbättringar kan göras. Se till att denna information delas med de berörda teamen/personer. Att börja är det viktigaste steget.

Ökad effektivitet med hjälp av mjukvara

Det finns många programvarulösningar som kan effektivisera processen för att beräkning av klimatavtryck. Dessa lösningar sträcker sig från individuella uppskattningar av hushållens utsläpp till plattformar för hantering av data och utsläpp för företag.

Programvarulösning kan hjälpa till genom att:

1. Tillhandahålla datapunkter för att koppla energi, upphandling och annan verksamhet till CO2-hantering.
2. Fler användare att ladda upp data i ett gränssnitt; det förbättrar kontroll av verifikationer och undviker e-postkedjor.
3. Gör det möjligt att delegera, spåra, godkänna och ställa in påminnelser för datainsamling
4. Automatiserar varningar för stora variationer i data i förhållande till den senaste inmatningen.

Programvaran är bara så bra som de uppgifter du tillhandahåller

Men även om det är ett viktigt verktyg bör programvarulösning endast utgöra en del av helhetslösningen: Teamen måste fortfarande förstå inflödet, metoder och resultaten. Programvara och teknik bör ingå i era processer, men se till att de är lämpliga för ändamålet och att resultaten är användbara, insiktsfulla och kan användas för mer än bara rapportering.

När du väljer en programvarulösning är det viktigt att ta hänsyn till vilka datapunkter som ska samlas in, hur fullständig rapporteringen av koldioxiddata är (kan den rapportera om scope 1, scope 2 och alla 15 scope 3-kategorier?), hur transparenta resultaten är och övergripande krav på rapportering eller beslutsfattande. Kom ihåg att programvaran bara är lika bra som de uppgifter ni tillhandahåller. Om ni inte kan granska uppgifterna eller förstår de underliggande antagandena kan det vara svårt att lita på programvarans rapport eller att fatta strategiska beslut.

Det är värt att överväga att göra CO2 redovisningen manuellt första gången. Det är visserligen tidskrävande, men det ger en känsla för programvarans resultat och effektiviserar också implementeringen eftersom ni redan känner till datakällorna och formatet.

Gör rätt och fokusera på handling

Om datainsamlingen är bra gjord kan du använda data för att förbättra hållbarheten resultaten, vilket är det som är datans styrka. Att kunna fatta affärsbeslut, fastställa trovärdiga klimatmål och minska CO2 utsläppen är de verkliga målen - inte rapporterna!